SIS HRM kết nối BKAV eContract: Số hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng lao động

Nhiều doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản trị nhân sự nhưng vẫn duy trì ký hợp đồng lao động bằng giấy, gây mất thời gian, tốn chi phí và khó quản lý hồ sơ tập trung. SIS HRM kết nối BKAV eContract số hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng này.

SIS HRM kết nối BKAV eContract: Giải pháp số hóa quy trình ký hợp đồng lao động

Trong nhiều doanh nghiệp, hệ thống quản trị nhân sự đã được triển khai nhưng quy trình ký hợp đồng lao động vẫn còn phụ thuộc vào giấy tờ và nhiều bước xử lý thủ công. Điều này khiến phòng nhân sự phải thực hiện nhiều thao tác lặp lại, mất thời gian theo dõi tiến độ ký, đồng thời gây khó khăn trong việc lưu trữ và tra cứu hồ sơ.

Để giải quyết bài toán này, SIS HRM kết nối BKAV eContract mang đến một quy trình ký hợp đồng lao động điện tử khép kín trên cùng một hệ thống. Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ quá trình từ khởi tạo hợp đồng, trình ký, ký điện tử, đồng bộ trạng thái đến lưu trữ hồ sơ ngay trên nền tảng SIS HRM.

Giải pháp được triển khai thông qua kết nối API giữa SIS HRM và BKAV eContract, cho phép hai hệ thống trao đổi dữ liệu và trạng thái theo thời gian thực. SIS HRM đóng vai trò là hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động, trong khi BKAV eContract đảm nhiệm việc ký số, chứng thực và quản lý hồ sơ hợp đồng điện tử.

Nhờ cơ chế tích hợp này, doanh nghiệp có thể:

• Tạo và quản lý hợp đồng lao động trực tiếp trên SIS HRM.
• Tự động gửi hợp đồng sang BKAV eContract để trình ký.
• Theo dõi trạng thái ký theo thời gian thực.
• Lưu trữ bản hợp đồng đã ký vào hồ sơ nhân sự.
• Đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử theo quy định hiện hành.

Thay vì chỉ bổ sung một tính năng ký điện tử, SIS HRM kết nối BKAV eContract hướng đến mục tiêu số hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng lao động, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nhân sự, giảm thao tác thủ công và xây dựng hệ thống quản trị hồ sơ tập trung.

Từ quy trình ký hợp đồng truyền thống đến mô hình điện tử khép kín

Tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có nhiều chi nhánh hoặc thường xuyên tuyển dụng nhân sự, quy trình ký hợp đồng lao động truyền thống thường trải qua nhiều bước và phụ thuộc vào việc luân chuyển hồ sơ giấy.

Quy trình phổ biến gồm:

• Soạn thảo hợp đồng.
• In nhiều bản hợp đồng.
• Trình ký nội bộ.
• Gửi hợp đồng cho người lao động.
• Người lao động ký và gửi lại.
• Doanh nghiệp ký hoàn tất.
• Lưu trữ hồ sơ giấy.

Mỗi bước đều tiêu tốn thời gian và có thể phát sinh sai sót, đặc biệt khi hợp đồng phải ký từ xa hoặc cần xử lý với số lượng lớn.

Việc duy trì quy trình truyền thống khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều hạn chế:

• Mất nhiều thời gian xử lý: từ khi tạo hợp đồng đến khi hoàn tất có thể kéo dài nhiều ngày.
• Chi phí vận hành cao: phát sinh chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho hồ sơ và nhân sự xử lý thủ công.
• Khó theo dõi tiến độ ký: phòng nhân sự phải liên hệ nhiều lần để kiểm tra trạng thái.
• Dễ sai sót và thất lạc hồ sơ: dữ liệu được nhập nhiều lần, hồ sơ giấy có nguy cơ mất hoặc lưu không đồng nhất.
• Khó quản lý tập trung: khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc làm việc từ xa, việc tổng hợp và tra cứu hợp đồng trở nên phức tạp.

SIS HRM kết nối BKAV eContract được xây dựng nhằm thay thế mô hình này bằng quy trình điện tử khép kín, trong đó toàn bộ dữ liệu hợp đồng được tạo, ký, theo dõi và lưu trữ trên hệ thống số. Doanh nghiệp không chỉ rút ngắn thời gian xử lý mà còn chuẩn hóa quy trình, giảm chi phí và nâng cao khả năng quản trị hồ sơ nhân sự trên toàn hệ thống.

Quy trình ký hợp đồng điện tử khép kín giữa SIS HRM và BKAV eContract

Điểm nổi bật của dự án SIS HRM kết nối BKAV eContract là khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng lao động trên một nền tảng thống nhất. Thay vì phải xử lý qua nhiều bước thủ công và nhiều công cụ khác nhau, doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ quy trình từ khởi tạo hợp đồng đến lưu trữ hồ sơ điện tử một cách liền mạch.

Quy trình được xây dựng theo mô hình khép kín với các bước sau:

1. Khởi tạo và phê duyệt nội bộ trên SIS HRM

Phòng nhân sự tạo hợp đồng lao động trực tiếp trên SIS HRM dựa trên thông tin nhân viên đã có trong hệ thống. Hợp đồng được xuất dưới dạng PDF với đầy đủ vị trí ký của doanh nghiệp và người lao động, sẵn sàng cho quy trình ký điện tử.

2. Chuyển dữ liệu sang BKAV eContract qua API

SIS HRM tự động kết nối với BKAV eContract thông qua API để:

• Xác thực kết nối.
• Tạo hồ sơ ký điện tử.
• Gửi file PDF hợp đồng.
• Nhận mã hồ sơ để theo dõi toàn bộ quá trình ký.

3. Gửi thông báo và thực hiện ký điện tử

Sau khi hồ sơ được tạo, BKAV eContract tự động gửi Email hoặc SMS chứa liên kết ký cho các bên liên quan.

• Người lao động có thể ký điện tử thông qua eKYC/OTP.
• Đại diện doanh nghiệp thực hiện ký bằng USB Token hoặc HSM.

Toàn bộ quá trình ký được thực hiện trực tuyến, không cần gặp mặt hoặc luân chuyển hồ sơ giấy.

4. Đồng bộ trạng thái tự động về SIS HRM

Một trong những giá trị quan trọng của giải pháp là đồng bộ trạng thái theo thời gian thực. Mọi thay đổi trên BKAV eContract sẽ được cập nhật tự động về SIS HRM, bao gồm:

• Chờ ký.
• Đang ký.
• Hoàn thành.
• Từ chối.
• Hết hạn.

Nhờ đó, phòng nhân sự có thể theo dõi tiến độ xử lý ngay trên SIS HRM mà không cần kiểm tra thủ công trên nhiều hệ thống.

5. Chứng thực và cấp mã định danh hợp đồng điện tử

Sau khi hoàn tất ký, BKAV eContract thực hiện bước chứng thực và cấp mã định danh hợp đồng điện tử theo quy định hiện hành. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, khả năng kiểm chứng và đối chiếu khi cần thiết.

6. Lưu trữ khép kín vào hồ sơ nhân sự

Bản PDF đã ký hoàn chỉnh sẽ được tự động tải về và lưu trực tiếp vào hồ sơ nhân sự trên SIS HRM. Doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ lịch sử ký, tra cứu hợp đồng và truy xuất bản ký gốc ngay trên hệ thống mà không cần lưu trữ hồ sơ giấy.

Lợi ích doanh nghiệp nhận được từ quy trình khép kín

Việc tích hợp SIS HRM với BKAV eContract không chỉ giúp thay thế hợp đồng giấy mà còn mang lại nhiều lợi ích rõ rệt trong vận hành và quản trị.

Đặc biệt, quy trình này phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, tuyển dụng thường xuyên hoặc có nhân sự làm việc từ xa, nơi việc ký hợp đồng truyền thống thường gây nhiều trở ngại về thời gian và chi phí.

Đảm bảo giá trị pháp lý và tuân thủ quy định

Một trong những băn khoăn phổ biến của doanh nghiệp khi triển khai hợp đồng điện tử là giá trị pháp lý của hợp đồng sau khi ký.

Với mô hình SIS HRM kết nối BKAV eContract, hợp đồng được ký số và chứng thực trên nền tảng BKAV eContract, đồng thời được cấp mã định danh hợp đồng điện tử theo quy định hiện hành. Điều này giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử.
• Xác thực rõ danh tính người ký.
• Lưu vết toàn bộ quá trình ký và xử lý.
• Dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và truy xuất bản ký gốc khi cần.

Việc kết hợp giữa quản trị nhân sự trên SIS HRM và chứng thực điện tử trên BKAV eContract tạo nên một quy trình vừa hiệu quả trong vận hành, vừa đáp ứng yêu cầu về quản lý hồ sơ và tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp hiện đại.

Chức năng và vòng đời hợp đồng điện tử trên SIS HRM

Bên cạnh quy trình tích hợp với BKAV eContract, SIS HRM còn cung cấp đầy đủ các chức năng giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời của hợp đồng lao động điện tử trên một hệ thống duy nhất. Từ khâu tạo hợp đồng, trình ký, theo dõi trạng thái đến lưu trữ và xử lý các trường hợp phát sinh đều được thực hiện tập trung ngay trên SIS HRM.

Quản lý kết nối BKAV eContract

SIS HRM cho phép doanh nghiệp cấu hình và quản lý toàn bộ thông tin kết nối với BKAV eContract, bao gồm:

• Thông tin tài khoản kết nối.
• URL dịch vụ API.
• Môi trường UAT và Production.
• Thông tin chứng thư số và các tham số xác thực.

Việc quản lý tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai, kiểm soát và bảo trì quá trình tích hợp giữa hai hệ thống.

Quản lý hợp đồng lao động

Trên SIS HRM, phòng nhân sự có thể thực hiện toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến hợp đồng lao động, bao gồm:

• Tạo mới hợp đồng.
• Chỉnh sửa và cập nhật thông tin.
• Quản lý loại hợp đồng và thời hạn hợp đồng.
• Theo dõi tình trạng ký.
• Lưu trữ và tra cứu hồ sơ hợp đồng.

Toàn bộ dữ liệu hợp đồng được liên kết trực tiếp với hồ sơ nhân viên, giúp việc quản lý trở nên đồng bộ và nhất quán.

Các thao tác hỗ trợ trong quá trình ký điện tử

SIS HRM cung cấp nhiều chức năng hỗ trợ giúp người dùng chủ động xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình ký hợp đồng điện tử.

Các thao tác nổi bật gồm:

• Xem PDF: kiểm tra nội dung hợp đồng trước khi trình ký.
• Lưu và trình ký: gửi hồ sơ sang BKAV eContract.
• Đồng bộ trạng thái: cập nhật tiến độ ký theo thời gian thực.
• Tải bản ký gốc: tải file PDF đã hoàn tất ký điện tử.
• Lấy liên kết ký: gửi lại liên kết ký cho người lao động khi cần.
• Gia hạn ký: gia hạn thời gian ký đối với hồ sơ đã hết hạn.
• Trình ký lại: khởi tạo lại quy trình ký khi hồ sơ bị từ chối hoặc hết hạn.

Những chức năng này giúp phòng nhân sự không cần thao tác trực tiếp trên nhiều hệ thống khác nhau mà vẫn có thể quản lý toàn bộ quá trình ký từ SIS HRM.

Vòng đời của một hợp đồng điện tử trên SIS HRM

Một hợp đồng lao động điện tử trên SIS HRM sẽ trải qua nhiều trạng thái khác nhau trong suốt quá trình xử lý.

Đối với từng trạng thái, SIS HRM sẽ cung cấp các thao tác phù hợp như đồng bộ trạng thái, gia hạn thời gian ký hoặc trình ký lại, giúp doanh nghiệp xử lý nhanh các trường hợp phát sinh mà không cần tạo lại toàn bộ hợp đồng.

Nhờ quản lý được toàn bộ vòng đời hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể kiểm soát tiến độ ký, giảm nguy cơ bỏ sót hồ sơ và xây dựng một hệ thống quản trị hợp đồng lao động tập trung, minh bạch và dễ dàng truy xuất trong mọi thời điểm.

SIS HRM kết nối BKAV eContract: Giải pháp ký hợp đồng điện tử toàn diện

SIS HRM kết nối BKAV eContract không chỉ bổ sung chức năng ký điện tử cho hệ thống nhân sự, mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng lao động trên một nền tảng thống nhất. Từ khâu tạo hợp đồng, trình ký, ký số, đồng bộ trạng thái đến lưu trữ hồ sơ đều được thực hiện tự động và liên thông giữa hai hệ thống, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công của phòng nhân sự.

Giải pháp đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, có nhiều chi nhánh, tuyển dụng thường xuyên hoặc có nhân sự làm việc từ xa. Việc triển khai quy trình ký hợp đồng điện tử tập trung giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm thời gian xử lý hồ sơ và tăng khả năng kiểm soát dữ liệu trên toàn hệ thống.

Những giá trị nổi bật mà doanh nghiệp nhận được khi triển khai SIS HRM kết nối BKAV eContract gồm:

• Chuẩn hóa quy trình nhân sự: Mọi hợp đồng được tạo, xử lý và lưu trữ theo cùng một quy trình thống nhất.
• Quản lý hồ sơ tập trung: Dữ liệu hợp đồng được liên kết trực tiếp với hồ sơ nhân viên, dễ dàng tra cứu và kiểm soát.
• Tăng tốc tuyển dụng và onboarding: Hợp đồng có thể được ký nhanh chóng ngay cả khi người lao động ở xa.
• Nâng cao năng suất phòng nhân sự: Giảm các thao tác in ấn, chuyển phát, theo dõi và nhập liệu thủ công.
• Sẵn sàng mở rộng tích hợp: Dễ dàng kết nối với ERP, CRM và các nền tảng chuyển đổi số khác trong doanh nghiệp.
• Đảm bảo tuân thủ pháp lý: Hợp đồng được ký số, chứng thực và lưu trữ điện tử theo quy định hiện hành.

SIS HRM kết nối BKAV eContract mang đến một quy trình ký hợp đồng lao động điện tử khép kín, giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quá trình từ khởi tạo, trình ký, ký điện tử, đồng bộ trạng thái đến lưu trữ hồ sơ. Giải pháp không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành của phòng nhân sự mà còn đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử, giảm chi phí quản lý và tăng khả năng kiểm soát dữ liệu trên toàn hệ thống.

Đây là bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số quản trị nhân sự, giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc hiện đại, linh hoạt và sẵn sàng mở rộng trong tương lai. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp ký hợp đồng điện tử tích hợp trực tiếp với hệ thống HRM, SIS HRM kết nối BKAV eContract là lựa chọn phù hợp để triển khai và chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý hợp đồng lao động.